Offre d'emploi : Adjoint(e) aux services administratifs

La Fédération franco-ténoise est un organisme à but non lucratif basé à Yellowknife. La Fédération franco-ténoise (FFT) a pour mission de promouvoir, encourager, et défendre la vie culturelle, politique, sociale et communautaire canadienne-française aux TNO afin d’accroître la vitalité des communautés francophones des Territoires du Nord-Ouest. Un organisme dynamique, en pleine évolution, la FFT offre aux résidents des Territoires du Nord-Ouest des services spécifiques à l’immigration, à la jeunesse, et à la santé. Elle cherche une personne tout autant dynamique pour se joindre à son équipe.

Pour en savoir plus, visitez site internet: www.federation-franco-tenoise.com.


SOMMAIRE DU POSTE

Sous l’autorité de la direction générale, la personne sélectionnée :

Assure la coordination et la logistique notamment en effectuant les missions suivantes :

· Coordonne la logistique de la tenue de l’assemblée générale annuelle, du Forum communautaire, du conseil territorial des présidences et des permanences et tout autre événement organisé par la FFT (les déplacements et l’hébergement des participants, les documents, la promotion, etc.) ;

· Organise les déplacements de la présidence, des membres, du directeur général et des employés de la FFT ;

· Coordonne la production du matériel nécessaire aux diverses réunions ;

· Effectue divers suivis auprès des participants aux évènements et réunions ;

· Assure la prise de notes lors des rencontres du conseil d’administration ;

· Contribue à la réalisation des activités de la Fédération tel la Rentrée ;

· Administre les politiques et les pratiques concernant la divulgation de dossiers pour donner suite aux demandes d'accès découlant des lois sur l'accès à l'information et sur la protection de la vie privée ;

Apporte un soutien à l’agent en charge de la gestion administrative de l’organisme notamment en effetuant les missions suivantes :

Coordonne et planifie les services administratifs relatifs, entre autres, aux besoins en locaux, aux déménagements, au matériel, aux fournitures, aux formulaires, à la disposition des biens, au stationnement, à l'entretien et à la sécurité ; Administre la politique de rémunération et des avantages sociaux ;Assure la bonne tenue des dossiers des employé.e.s ;Initie les nouveaux employé.e.s au fonctionnement interne et aux procédures administratives;Supervise et coordonne les procédures de bureau et étudie, évalue et applique de nouvelles méthodes de travail ;Maintient un inventaire du matériel nécessaire au bon fonctionnement du bureau et fait le renouvellement au besoin ;Effectue une mise à jour régulière de l’inventaire du matériel auprès de la compagnie d’assurance et assure le renouvellement annuel des assurances ;Assure la gestion administrative des équipements de bureautique et d’information ;

· Maintient un contact régulier avec les principaux partenaires administratifs (agence de voyages, fournisseurs, hôtels, etc.) ;

Effectue la mise en place et la gestion de bases de données ;Assure un classement efficace des documents en format papier et électronique ;Gère le courrier selon les procédures établies : le réceptionne, le distribue et l’envoie ;

· Assure l’archivage des dossiers et projets de la Fédération.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et des responsabilités susceptibles d'être effectuées par le titulaire de ce poste.

La personne sélectionnée pourra se voir attribuer toute autre tâche jugée pertinente par la direction générale.


CONNAISSANCES, EXPÉRIENCES ET QUALITÉS DE TRAVAIL RECHERCHÉS

• Titulaire d’un diplôme (collégial ou professionnel) en gestion administrative;

• Une expérience d’au moins 6 mois en administration ou en gestion;

• Un bon esprit d’analyse et une rigueur administrative sans faille;

• Une bonne connaissance des logiciels Excel, Word, PowerPoint est un atout;

• Une grande aisance dans les relations interpersonnelles;

• Une très bonne connaissance du français parlé et écrit et de l’anglais fonctionnel;

• Dynamisme, sens des responsabilités, respect, ouverture, autonomie, débrouillardise, flexibilité, créativité sont des qualités recherchées auprès des candidates et candidats.


CONDITIONS DE TRAVAIL

La personne choisie se joindra à une équipe de professionnelle, jeune et diversifiée; l’inclusion, le respect et l’innovation sont quelques-unes des valeurs véhiculées par cette équipe.

Durée : Poste permanent à 35 heures par semaine dans un environnement dynamique, en constante évolution. Contrat d’une durée de 12 mois.

Conditions d’emploi : avantageuses, comme un horaire de travail flexible et 3 semaines de vacances dès la première année.

Salaire : Selon les compétences et expériences démontrées.

Date d’entrée en fonction : Dès que possible

Les personnes intéressées par ce poste sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation rédigés en français, sous pli confidentiel au plus tard le vendredi 31 janvier à l’attention de Madame Linda Bussey, Directrice de la Fédération Franco-Ténoise à l’adresse courriel suivante : recrutementfft@franco-nord.com

Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leurs candidatures. Seulement les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.


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