Offre d'emploi: responsable des services administratifs

Dernière mise à jour : 1 avr.


OFFRE D’EMPLOI

Responsable des services administratifs

Fédération franco-ténoise

Yellowknife, Territoires du Nord-Ouest


SOMMAIRE DU POSTE

La personne recherchée est responsable de la:

  • coordination de l’administration,

  • gestion des ressources humaines,

  • logistique et gestion du bâtiment,

  • et d’offrir un soutien à la firme de comptabilité.


PRINCIPALES RESPONSABILITÉS


COORDINATION DE L’ORGANISME

  • Maintient un contact régulier avec les principaux partenaires administratifs;

  • Assure un classement efficace des documents administratifs, factures et registre de paies en format papier et électronique;

  • Gère la gestion du courrier selon les procédures établies;

  • Assure l’archivage des dossiers et projets de la FFT;

  • Participe aux rencontres du CA et prise de notes;

  • Agit en tant que secrétaire lors de l’Assemblée générale annuelle;

  • Effectue divers suivis auprès des participants aux évènements et réunions;

  • Assure la prise de notes lors des rencontres du conseil d’administration.


GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

  • Rédige les contrats de travail et en fait la mise à jour;

  • Administre la bonne tenue des dossiers des employé.es et le suivi des banques d’heures (heures supplémentaires, maladies, vacances, etc.);

  • Participe à l’intégration des nouveaux employé.es;

  • Effectue la vérification des paies;

  • Fait le suivi auprès des membres pour la préparation de la paie;

  • Supervise et coordonne les procédures de bureau et applique de nouvelles méthodes de travail au besoin;

  • Met à jour le manuel des procédures administratives courantes;

  • Maintient un inventaire du matériel nécessaire au bon fonctionnement du bureau et fait le renouvellement au besoin;

  • Assure la gestion administrative des équipements de bureautique et d’information;

  • Organise les déplacements des employé.es (hôtel, transport terrestre et aérien, etc.).


LOGISTIQUE ET GESTION DU BÂTIMENT

  • Coordonne et planifie les services administratifs relatifs, entre autres, aux besoins en locaux, aux déménagements, au matériel, aux fournitures, aux formulaires, à la disposition des biens, au stationnement, à l'entretien et à la sécurité;

  • Révise les baux des locataires de la Maison Laurent-Leroux;

  • Effectue une mise à jour régulière de l’inventaire du matériel auprès de la compagnie d’assurance et assure le renouvellement annuel des assurances;

  • Réalise et organise la gestion de l’accès au bâtiment pour l’ensemble des agents (mise à disposition des clés et attribue un code d’accès digicode;

  • Assure la gestion du casier postal de la Fédération franco-ténoise;

  • Gère les opérations du bâtiment et de ses locataires.

SOUTIEN À LA FIRME DE COMPTABILITÉ

  • Gère la facturation pour envoi auprès de la firme de comptabilité (approbation paiements, vérification, numérisation, classement);

  • Collecte hebdomadairement auprès des collaborateurs, l’ensemble des documents nécessaires à la tenue de la comptabilité;

  • Prépare les documents de fins d’années et trimestriels (formulaire d’impôts, masse salariale, documents fiscaux);

  • Veille à l’encaissement de l’ensemble des paiements;

  • Préparation et dépôt des rapports financiers aux gouvernements (taxes provinciale…)

  • Prépare et exécuter les dépôts bancaires et s’occuper de la petite caisse;

  • Prépare la conciliation de la carte de crédit mensuellement;

  • Assiste à la préparation des demandes de subventions.


EXIGENCES ESSENTIELLES

La personne idéale détient une formation en techniques administratives combinée et deux ans d’expérience pertinentes liées au poste.


CONDITIONS DE TRAVAIL

Nous offrons des conditions d'emploi avantageuses. Le salaire, qui dépend des qualifications, commence à 65 000 $ auquel s’ajoute une allocation annuelle de vie dans le Nord de 1 500 $ et une prime de 1 200 $ pour le remboursement des frais de téléphone cellulaire.


Entrée en fonction : 20 avril 2022


Durée : Contrat d’une durée d’un an avec possibilité de prolongation


POUR POSTULER

Veuillez envoyer votre curriculum vitae accompagné d'une lettre de présentation, au plus tard le 6 avril 2022 par courriel à dgfft@franco-nord.com



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